Kort antwoord
Voorbeeld en verplichte inhoud
Een bruikbare vertrekverklaring moet werkgever en werknemer identificeren en contractduur, ontbindings- of einddatum, functie en dienstjaren juist vastleggen. Die vier punten komen uit artikel 24 van de uitvoeringsregels bij de Wet op arbeidsovereenkomsten, zoals aangehaald door de personeelsautoriteit van Shanghai.
Een tweetalig sjabloon kan HR helpen het verzoek te begrijpen, maar is geen universeel overheidsformulier. Het ontvangende werkvergunningskantoor, de nieuwe werkgever of een andere instantie kan extra gegevens, een officiële bedrijfsstempel, een origineel of een specifiek lokaal formulier eisen.
Hier gebundelde zoekvragen
Vragen die deze handleiding beantwoordt
- Hoe ziet een ontslagverklaring in China eruit?
- Welke informatie moet erin staan?
- Kan ik een Chinees-Engels sjabloon voor een ontslagverklaring gebruiken?
- Moet de verklaring de reden voor vertrek vermelden?
- Is het officiële stempel van de werkgever nodig?
- Heb ik een origineel, papieren exemplaar, scan of e-mail nodig?
De vier landelijk voorgeschreven inhoudelijke gegevens
De officiële uitleg van artikel 24 door de HRSS-diensten van Shanghai noemt vier gegevens: de looptijd van het arbeidscontract, de datum waarop het contract werd ontbonden of beëindigd, de functie en het aantal gewerkte jaren bij de werkgever.
Voeg identificatiegegevens zorgvuldig toe zodat het document bij de juiste werknemer en werkgever hoort. Namen, paspoortnummers, datums en geregistreerde werkgeversnaam moeten overeenkomen met de onderliggende stukken.
- Volledige naam van de werknemer en een betrouwbaar identificatienummer, bij buitenlanders meestal het paspoortnummer.
- Volledige geregistreerde werkgeversnaam.
- Begin- en einddatum van het arbeidscontract of de contractduur.
- Daadwerkelijke ontbindings- of einddatum.
- Functie of functietitel.
- Diensttijd bij de werkgever.
- Afgiftedatum en contactgegevens van de werkgever, waar nuttig.
- Officieel bedrijfsstempel wanneer de ontvangende procedure dat vereist; de gepubliceerde procedure van Peking voor intrekking van werkvergunningen is een voorbeeld dat expliciet om een gestempelde beëindigingsverklaring vraagt.
Tweetalig voorbeeld
Dit is schrijfhulp, geen vervanging van een lokaal overheidsformulier of advies over betwiste formuleringen. Verwijder onware regels en voeg geen ontslagreden toe alleen om verwerking makkelijker te maken.
Moet de reden voor vertrek worden vermeld?
De vier gegevens in de officiële uitleg van artikel 24 omvatten niet de reden voor beëindiging. Dat betekent niet dat de formulering onbelangrijk is. Als er een reden wordt vermeld, moet die aansluiten bij de feitelijke gebeurtenissen en het aparte document over ontslagname, beëindiging, niet-verlenging of schikking.
Accepteer ‘vrijwillig ontslag’, ‘geen geschil’, ‘alles betaald’ of ‘slechte prestaties’ niet als standaardtekst als het niet klopt. Zulke verklaringen gaan verder dan een eenvoudige vertrekverklaring en kunnen een later geschil beïnvloeden.
Origineel, scan of e-mail?
De hier aangehaalde nationale regels geven geen universeel antwoord voor elk ontvangend kantoor. Maak meteen een duidelijke kleurenscan, bewaar het gestempelde origineel en vraag de nieuwe werkgever of bevoegde autoriteit of het origineel, een kopie, een vertaling of een door het systeem gegenereerd annuleringsdocument nodig is.
Als HR alleen een e-mail stuurt, antwoord dan met de exacte documentenchecklist en vraag of een gestempelde verklaring volgt. Een e-mail kan het gesprek bewijzen zonder aan een afzonderlijke indieningseis te voldoen.
Directe antwoorden
Veelgestelde vragen
Welke gegevens moet het certificaat bevatten?
De officiële uitleg van artikel 24 noemt de contractduur, vertrekdatum, functie en dienstjaren. De identificatiegegevens moeten ook overeenkomen met de werknemer en de geregistreerde werkgever.
Moet erin staan waarom ik vertrok?
De reden is niet een van de vier gegevens in de officiële uitleg van artikel 24. Wordt die genoemd, dan moet die juist zijn en overeenkomen met de feitelijke vertrekroute.
Is een bedrijfsstempel nodig?
Vaak wordt om een gestempeld origineel gevraagd en de officiële procedure voor intrekking van een werkvergunning in Peking vereist uitdrukkelijk een gestempelde verklaring van beëindiging van het dienstverband. Bevestig welke regel het ontvangende kantoor toepast.
Is een tweetalig certificaat aanvaardbaar?
Dat kan nuttig zijn, maar acceptatie hangt van de ontvanger af. Houd de Chinese tekst duidelijk en vraag of een specifiek lokaal formulier of een vertaling nodig is.
Kan ik dit voorbeeld als downloadbaar officieel formulier gebruiken?
Nee. Het is een opstelchecklist. Die moet passen bij de feiten en huidige eisen van de werkgever en ontvangende instantie.
Moet ik een e-mail accepteren in plaats van het origineel?
Bewaar de e-mail als bewijs, maar vraag of voor het beoogde gebruik nog steeds een gestempeld origineel of ander indieningsbewijs nodig is.
Primaire juridische bronnen
Officiële bronnen
- Shanghai HRSS: verplichte inhoud van een certificaat bij vertrek uit dienst ↗Officiële lokale HRSS-uitleg die artikel 24 van de uitvoeringsregels van de Arbeidscontractenwet citeert.
- Arbeidscontractenwet, artikel 50 ↗Officiële Engelstalige referentie op een rechtbankwebsite over het vertrekcertificaat, overdracht, compensatiebetaling en overdracht van dossier of sociale verzekering.
- Beijing: een werkvergunning voor een buitenlander annuleren ↗Officiële procedure van Beijing die laat zien dat een certificaat van beëindiging van het dienstverband en een certificaat van annulering van de werkvergunning afzonderlijke documenten zijn.
Bronbeperking: Nationale regels bepalen de belangrijkste arbeidsverplichtingen. Praktijken rond werkvergunningen, verblijf, indiening, documenten en termijnen kunnen per stad en zaak verschillen. Bevestig de huidige lokale procedure voordat u handelt.