Bijna alle werkgevers weten dat een schriftelijke arbeidsovereenkomst ondertekenen zeer belangrijk is. Ze beseffen echter niet allemaal dat een personeelshandboek opstellen eigenlijk nog belangrijker is.
Abonneren op ExpatRights
Officieel WeChat-account: ExpatRights （微信公众号）
1) Inhoud van het personeelshandboek
Over het algemeen is een arbeidsovereenkomst een soort standaarddocument, omdat deze de volgende bepalingen hoort te bevatten:
(1) De naam, woonplaats en andere belangrijke gegevens van beide partijen;
(2) Looptijd en proeftijd;
(3) Inhoud en plaats van het werk;
(4) Arbeidstijd, rusttijden en vakantie;
(5) Vergoeding en sociale zekerheid;
(6) Arbeidsbescherming en voorkoming van beroepsgerelateerde schade enzovoort;
Alle bovengenoemde zaken moeten voldoen aan de arbeidswet- en regelgeving van de Volksrepubliek China; anders is de bepaling ongeldig omdat die in strijd is met de wet. De werkgever heeft dus feitelijk weinig alternatieven bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst.
Een personeelshandboek is echter iets anders. Het belichaamt niet alleen de bedrijfscultuur, maar stelt ook concrete gedragsnormen voor werknemers. Het vermeldt met andere woorden wat u als werknemer wel en niet moet doen en welke gevolgen niet-naleving heeft. In die zin is het zeer belangrijk om het dagelijkse bedrijfsbeheer te versterken.
2) Functie van het personeelshandboek
het werknemershandboek kan erg belangrijk zijn
Een gebruikelijk personeelshandboek kan onder meer de bestuursregels van de onderneming en een beschrijving van haar cultuur, visie en planning bevatten. Specifieke en gedetailleerde bestuursregels zijn zeer belangrijk voor personeelszaken en administratief beheer. Denk aan basisvereisten voor werknemers, de wervingsprocedure, proeftijd, verlofprocedure, beëindiging van een arbeidsovereenkomst, stimulerings- en disciplinaire systemen, vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie en een ethische gedragscode. De onderneming kan ieder onderwerp rond personeelsbeheer in een personeelshandboek vastleggen.
Belangrijker is dat de onderneming duidelijk kan vastleggen welk gedrag niet is toegestaan of verboden. Iedere overtreding daarvan kan leiden tot een mondelinge of schriftelijke waarschuwing of zelfs ontslag van de overtredende werknemer.
3. Procedure voor een effectief personeelshandboek
Hoewel de werkgever het werknemershandboek opstelt, is betrokkenheid van werknemers eveneens belangrijk om het bindend te maken.
Volgens de Arbeidsovereenkomstenwet van de Volksrepubliek China moet, als werkgeversregels rechtstreeks verband houden met de belangen van werknemers, zoals beloning, werktijd, sociale verzekering en welzijn, opleiding, arbeidsdiscipline of quotabeheer, het ontwerp van die regels op de werknemersvergadering of door alle werknemers worden besproken en na overleg worden vastgesteld.
Zodra het werknemershandboek definitief is, moeten werkgevers het bekendmaken en ervoor zorgen dat iedere werknemer de inhoud begrijpt.
Let erop dat het arbeidsrecht van de Volksrepubliek China veel nadruk legt op de procedure en dat het belangrijk is dat de werkgever aan de procedurele vereisten voldoet. Dit beginsel geldt ook voor bedrijfsreglementen. Geen van de bovengenoemde regels wordt als ‘geldig’ erkend als de werkgever de procedure niet heeft gevolgd. Vooral bij een arbeidsgeschil geldt: als het bedrijf niet kan bewijzen dat de werknemer bij het personeelshandboek betrokken was en ervan op de hoogte was, zal noch de arbitragecommissie noch de rechtbank het geldig achten.
Daarom adviseren we cliënten gewoonlijk de notulen van bespreking en raadpleging over het personeelshandboek te bewaren en ervoor te zorgen dat elke werknemer een ontvangstbevestiging van het handboek ondertekent waarin staat dat die alle clausules volledig begrijpt.
Anders zal de werkgever ooit merken dat die diep in de problemen zit!
Bron: Sophie Mao van CHinaLawHelp.com