È consigliabile conservare una fotocopia della pagina principale del passaporto, del visto attuale e dell'ultimo timbro d'ingresso sul telefono o in uno spazio di archiviazione online. Un altro consiglio utile è inviarsi via e-mail una copia di questi documenti, così da potervi accedere ovunque.
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1. Presenta una denuncia presso la stazione di polizia locale più vicina al luogo dell'evento.
Il rapporto è soltanto in cinese e si chiama 报案证明, «Ricevuta di una denuncia». Quando la presenti, fornisci copie di passaporto e visto: ti consegneranno un piccolo modulo con timbro rosso. È importante andare alla polizia appena smarrito il passaporto, così, se qualcuno tenta di usarlo impropriamente, avrai la prova che non eri tu.
2. Porta la denuncia alla divisione Entrata e uscita dell'Ufficio di pubblica sicurezza locale (出入境管理局) per ottenere una conferma bilingue dello smarrimento del passaporto, ossia la Conferma della denuncia di smarrimento del passaporto (护照报失证明).
3. Usa la denuncia per informare la tua ambasciata dello smarrimento del passaporto.
- Alcuni Paesi rilasciano un passaporto sostitutivo immediatamente o in giornata. In questo caso, occorre richiedere un visto temporaneo, solitamente umanitario, alla divisione Entrata e uscita dell'Ufficio di pubblica sicurezza (出入境管理局), mentre si aggiornano i documenti giustificativi, come il permesso di lavoro per un soggiorno lavorativo, e successivamente il permesso di soggiorno.
- Alcuni Paesi rilasciano un passaporto temporaneo o di emergenza da usare in attesa del passaporto sostitutivo. In questo caso, occorre ottenere su quel passaporto un visto temporaneo, di solito umanitario, presso la divisione Entrata e uscita dell'Ufficio di pubblica sicurezza (出入境管理局). Quando arriverà il passaporto sostitutivo, bisognerà aggiornare i documenti giustificativi, come il permesso di lavoro per un soggiorno lavorativo, e poi il permesso di soggiorno con i dati del nuovo passaporto. A seconda dei tempi di rilascio del passaporto sostitutivo rispetto alla scadenza del visto temporaneo, potrebbe essere necessario ottenere un visto temporaneo anche sul nuovo passaporto, aggiungendo un ulteriore passaggio. Durante la validità di un visto temporaneo, alcune persone hanno ricevuto dalla divisione Entrata e uscita dell'Ufficio di pubblica sicurezza (出入境管理局) un documento speciale che consentiva loro di viaggiare all'estero con quel visto, purché avessero un motivo valido e la prova del viaggio imminente; altre non sono riuscite a ottenere tale autorizzazione.
- Alcuni Paesi non rilasciano passaporti temporanei o di emergenza né passaporti sostitutivi immediati. In tal caso, il proprio Paese rilascerà un «certificato di emergenza» e collaborerà con le autorità cinesi per garantire la regolarità del soggiorno in Cina fino all'arrivo del passaporto sostitutivo. Se si è smarrito il passaporto durante un viaggio in Cina:
- Se il proprio Paese rilascia immediatamente un passaporto sostitutivo oppure un passaporto temporaneo o di emergenza, bisogna seguire le stesse procedure già indicate, con la differenza che su quel passaporto verrà rilasciato un visto di uscita.
- Se il proprio Paese non rilascia passaporti di emergenza, non sarà possibile rimanere in Cina né proseguire il viaggio verso altri Paesi. Non si potrà richiedere un passaporto sostitutivo in Cina, poiché non si dispone di un permesso di soggiorno o di un altro status di lungo periodo. Si potrà soltanto tornare nel proprio Paese sulla base di un «certificato di emergenza».
- Per il rilascio di un «certificato di emergenza», occorre contattare l'ambasciata del proprio Paese, che utilizzerà questo documento per coordinarsi con le autorità cinesi in merito all'uscita dalla Cina; analogamente alla situazione sopra descritta, si coordinerà con le autorità affinché consentano la partenza.
4. Quando ritiri il passaporto temporaneo o sostitutivo, è importante conservare la prova della data di ritiro, poiché potrebbe servire in seguito a dimostrare di aver rispettato il termine assegnato.
5. Indipendentemente dal tipo di visto, dopo qualsiasi modifica al passaporto o al visto occorre ottenere un nuovo certificato temporaneo dalla stazione di polizia locale o dall'hotel.
Potrebbero servire documenti giustificativi, come il verbale della polizia, perché quel passaporto non contiene alcun visto. Se possiedi un permesso di soggiorno e hai perso il passaporto fuori dalla Cina, esistono procedure specifiche a seconda che sia avvenuto nel tuo Paese d'origine o altrove. Probabilmente l'ambasciata o il consolato può rilasciare una sorta di visto temporaneo per rientrare in Cina, poiché i permessi di soggiorno vengono emessi soltanto nel Paese. Dato che i permessi diversi da quelli di soggiorno vengono rilasciati all'estero, l'ambasciata dovrebbe disporre di procedure per gestire la situazione.